Кейс по автоматизации ввода документов из excel
Компания ООО «Соик» занимается оптовыми и розничными поставками активных и пассивных электронных компонентов, светодиодной продукции, электромеханических элементов, источников питания, силовой электроники и готового оборудования из Европы, Америки, Канады и Юго-Восточной Азии.
Товары приходят по импорту, ГТД содержат большое количество позиций. Названия позиций это набор букв и цифр, легко ошибиться при занесении товаров вручную. У бухгалтера много времени занимало занесение в программу «1С:Бухгалтерия 8» даже одной ГТД.
Данные по товарам дублируются в файл в формате excel. Мы предложили сделать обработку заполнения табличной части Товары из excel для документа Поступление товаров и услуг. Обработка добавляет новые позиции номенклатуры, предварительно осуществляя поиск существующих по реквизиту Наименованию. Реквизит Наименование для печати формируется из двух колонок таблицы excel, к буквенно-цифровому названию добавляется наименование категории товара из второй колонки. В таком виде информация о товаре более понятна для покупателей.
Теперь у бухгалтера на заполнение документа Поступление товаров и услуг уходит 1 минута.
Счета покупателям менеджеры оформляют в сторонней CRM-программе. Раньше бухгалтер набивала вручную счета, распечатанные из CRM. Посмотрев стороннюю программу, мы нашли возможность выгружать счета с табличной частью в excel. Обучили сотрудников как правильно делать фильтры и выгружать нужные счета. Сделали обработку по формированию счетов в базе «1С:Бухгалтерия 8» из файла excel.
В итоге, бухгалтер за несколько минут делает операции, на которые мог уйти целый рабочий день. Так же автоматическое заполнение документов позволило исключить ошибки, связанные с неправильным выбором номенклатуры в счетах. Ранее при ручном вводе документов можно было легко ошибиться на одну букву или цифру и выбрать не ту номенклатуру.